Zarządzanie logistyką
Systemy informatyczne do zarządzania logistyką w przedsiębiorstwie
YAZAKI
Migracja do nowego systemu enowa365 Kadry i Płace. Integracja z innymi systemami.
YAZAKI Automotive Products Poland – case study – przeniesienie systemu kadrowo-płacowego do enova365 Kadry i Płace, integracja z innymi systemami.
YAZAKI Automotive Products Poland stanął przed koniecznością zastąpienia systemu kadrowo-płacowego ponieważ obecny nie był w stanie obsłużyć wszystkich procesów, w tym tak kluczowych jak naliczanie wynagrodzeń czy generowanie i wysyłanie deklaracji pracowników. Przedstawiamy opis wdrożenia i migracji do nowego systemu enova365 Kadry i Płace. Zobaczcie dlaczego wraz z zarządem firmy YAZAKI wybraliśmy właśnie KiP od enova365. Jakie problemy rozwiązał system i które procesy usprawnił i co zmienił w organizacji zakładu.
YAZAKI – światowy lider produkcji podzespołów samochodowych
Yazaki Automotive Products Poland jest częścią Yazaki Europe Limited należącej do Yazaki Group, lidera w branży automotive. Firma Yazaki jest obecna w 45 krajach, jest największym na świecie producentem wiązek elektrycznych dla przemysłu motoryzacyjnego i dostawcą
innowacyjnych rozwiązań dla głównych firm branży automotive. Polska fabryka w Mikołowie skupia się na produkcji wiązek elektrycznych, a głównymi odbiorcami są Fiat i Maserati.
innowacyjnych rozwiązań dla głównych firm branży automotive. Polska fabryka w Mikołowie skupia się na produkcji wiązek elektrycznych, a głównymi odbiorcami są Fiat i Maserati.
Przed wdrożeniem – wyzwania w projekcie
W mikołowskiej fabryce w szczytowym momencie było zatrudnionych ponad 2000 pracowników. System obsługujący procesy kadrowo-płacowe był niewydolny.
Naliczanie wynagrodzeń potrafiło trwać nawet do 2 tygodni. W tym czasie korzystanie z systemu przez innych pracowników było utrudnione, a często wręcz niemożliwe.
Naliczanie wynagrodzeń potrafiło trwać nawet do 2 tygodni. W tym czasie korzystanie z systemu przez innych pracowników było utrudnione, a często wręcz niemożliwe.
Równie skomplikowany był proces generowania i wysyłania deklaracji do Płatnika, ponieważ wymagał dodatkowego eksportu danych do zewnętrznego systemu.
Kolejnym dużym wyzwaniem były częste aktualizacje przepisów prawa, które generowały wiele dodatkowej pracy. Używany dotychczas program kadrowo-płacowy nie nadążał za wprowadzanymi zmianami prawnymi. To powodowało konieczność czasochłonnych weryfikacji naliczonych danych i ręcznej korekty.
Kolejnym dużym wyzwaniem były częste aktualizacje przepisów prawa, które generowały wiele dodatkowej pracy. Używany dotychczas program kadrowo-płacowy nie nadążał za wprowadzanymi zmianami prawnymi. To powodowało konieczność czasochłonnych weryfikacji naliczonych danych i ręcznej korekty.
Równie skomplikowany był proces generowania i wysyłania deklaracji do Płatnika, ponieważ wymagał dodatkowego eksportu danych do zewnętrznego systemu.
Najważniejsze wyzwania w projekcie:
- integracja systemu Kadry i Płace z zewnętrznymi systemami
- usprawnienie i skrócenie procesów rozliczania wynagrodzeń
- poprawa przepływu danych i informacji
- automatyczna aktualizacja i adaptacja do często zmieniających się przepisów
Zastosowane rozwiązania
Przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa potwierdziła te wszystkie mankamenty oraz ograniczenia dotychczas wykorzystywanego systemu. Precyzyjnie określono ramowe potrzeby nowego systemu oraz niezbędne funkcjonalności, potrzebne do sprawnej obsługi wszystkich procesów kadrowo-płacowych. Zaproponowano również szereg rozwiązań mających na celu poprawienie komunikacji w firmie, a także poprawę dostępu do danych i możliwości ich wykorzystywania.
W efekcie podjęto decyzję o wdrożeniu systemu enova365, który spełnia wszystkie te założenia, a szeroki zakres funkcjonalności pozwala na szereg automatyzacji i usprawnień. Otwiera też nowe możliwości dotąd niewykorzystywane w firmie Yazaki. Jednym z kluczowych elementów wyboru enova365 była gwarancja szybkiego dostępu do automatycznych aktualizacji, zapewniających zgodność systemu z bardzo często zmieniającymi się przepisami.
Wdrożenie nowego systemu enova365 Kadry i Płace skróciło cały proces naliczania wynagrodzeń do zaledwie kilku godzin, bez wpływu na pracę pozostałych użytkowników systemu. Proces wysyłania deklaracji podatkowych i dokumentów rozliczeniowych składanych do ZUS został zautomatyzowany i uproszczony, ograniczono również liczbę pomyłek.
Warto także podkreślić, że wdrożenie oraz konfiguracja nowego systemu zostały dopasowane do potrzeb firmy i istniejących w firmie Yazaki procedur, a nie odwrotnie.
Nowy system został zintegrowany z istniejącym oprogramowaniem w firmie np. systemem zarządzania produkcją, finansowo-księgowym, systemem RCP oraz z zewnętrznymi systemami, niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania procesów kadrowych. Efektem tego jest swobodny przepływ dokumentów w firmie między różnymi systemami oraz w pełni zautomatyzowane procesy raportowania np. do Płatnika czy rozliczania z pracownikami.
System enova365 Kadry i Płace wspierają dodatkowe moduły, które rozszerzają funkcjonalność oprogramowania o kolejne ważne elementy zarządzania i komunikacji w firmie. Rozwiązują kilka istotnych problemów, które zostały zdiagnozowane w trakcie analizy przedwdrożeniowej z zakresu komunikacji wewnętrznej, organizacji czasu i zarządzania ludźmi a nawet zarządzania strategicznymi obszarami firmy.
Uruchomienie modułu Pulpit Kierownika pozwala kierownikom sprawniej zarządzać czasem pracy pracowników i efektywniej planować pracę i zadania. Szybki i pełny dostęp do różnych danych, został zapewniony dzięki wdrożeniu modułu Business Intelligence. Zarząd oraz kadra kierownicza uzyskała narzędzia do analizy danych pobieranych w czasie rzeczywistym, bez konieczności uciążliwego importu i wielokrotnego przetwarzania w wielu zewnętrznych narzędziach.
Bardzo ważnym elementem sprawnego funkcjonowania informatycznego systemu zarządzania jest jego zgodność z obowiązującym prawem i przepisami. System enova365 jest polskim oprogramowaniem, w pełni dostosowanym do polskiego prawa. Producent zapewnia automatyczne aktualizacje systemu. Ma to kluczowe znaczenie w obliczu częstych modyfikacji przepisów.
Wykorzystano w projekcie:
Wszystkie przyjęte założenia i oczekiwania firmy Yazaki zostały zrealizowane w nowym systemie enova365. Wykorzystano do tego główny moduł Kadry i Płace oraz kilka modułów dodatkowych, które pozwalają w pełni wykorzystać możliwości systemu:
Kadry i Płace
Pulpit Kierownika
Business Intelligence
Kadry i Płace
ŚrodkiTrwałe
Rozrachunki
Kadry i płace
- bieżący dostęp do danych kadrowych oraz historii zatrudnienia wszystkich pracowników z poziomu jednej kartoteki
- system pozwala na konfigurację i obsługę różnego rodzaju systemów wynagrodzeń występujących w przedsiębiorstwie
- możliwość generowania wszelkiego rodzaju deklaracji rozliczeniowych oraz importowania danych do programu Płatnika
Business Intelligence
- wspiera mapowanie procesów i szacowanie ryzyka inwestycji, co znacznie przyspiesza proces podejmowania decyzji
- ułatwia definiowanie wskaźników KPI oraz planowanie strategii biznesowej, np. wskazując obszary w które warto inwestować
- pozwala na tworzenie własnych modeli danych w oparciu o predefiniowane w systemie analizy
Pulpit Kierownika
- bieżący dostęp do danych kadrowo-płacowych wszystkich pracowników
- łatwiejsze zarządzanie elektronicznymi wnioskami pracowników w systemie
- generowanie różnego rodzaju raportów na podstawie danych zawartych w systemie
Rezultaty wdrożenia projektu:
Wdrożenie nowego systemu enova365 Kadry i Płace wspartego dodatkowymi modułami usprawniło wiele procesów, a wprowadzone liczne automatyzacje wyeliminowały szereg czasochłonnych i podatnych na błędy ludzkie operacji oraz pozwoliły zaoszczędzić sporo czasu.
Zarząd i kierownictwo Yazaki Poland podkreślają fakt integracji nowego systemu z kluczowymi systemami w firmie. Swobodny przepływ danych, dokumentów i informacji diametralnie zmienił funkcjonowanie firmy w wielu obszarach, również w sferze zarządzania, dzięki szybkiemu dostępowi do potrzebnych danych. Nowoczesny i wydajny system informatyczny z szybkim dostępem do aktualizacji w obliczu częstych zmian przepisów to fundament prawidłowego funkcjonowania i sprawnego zarządzania.
Osoby odpowiedzialne w Yazaki za wdrożenie systemu podkreślają również nieocenioną rolę wsparcia zespołu wdrożeniowego kolom.pl. Duża wiedza merytoryczna oraz doświadczenie wdrożeniowe pozwoliły na sprawne przeprowadzenie projektu.
„Szukaliśmy oprogramowania, które w odpowiedzi na nasze potrzeby, zapewniłoby kompleksowe wsparcie działalności całego przedsiębiorstwa. Ważną dla nas kwestią, była również jego integracja z innymi branżowymi rozwiązaniami. System enova365 zapewnił nam tą funkcjonalność.”
Grzegorz Rogalski
YAPP Plant Manager
YAPP Plant Manager
Bardzo ważnym elementem sprawnego funkcjonowania informatycznego systemu zarządzania jest jego zgodność z obowiązującym prawem i przepisami. System enova365 jest polskim oprogramowaniem, w pełni dostosowanym do polskiego prawa.
Reasumując, przeniesienie procesów w mikołowskim zakładzie YAZAKI do systemu enova365 diametralnie zmieniło funkcjonowanie całego działu KiP. Procesy które wcześniej trwały nawet tygodniami stały się szybkie i często automatyczne. Wdrożenie modułu KiP wsparte modułami dodatkowymi usprawniło wiele zadań, wyeliminowało liczne błędy co pozwoliło na odciążenie pracowników i zaoszczędzenie czasu. Z chwilą wdrożenia nowego systemu kadra zarządzająca otrzymała nowe narzędzia, które zapewniają im lepszą kontrolę i pełny obraz wykorzystania zasobów. Znacząco poprawiła się także komunikacja z kadrą pracowniczą i bezpieczeństwo danych.
- Więcej informacji na temat systemu enova365 znajdziesz na stronie z opisem systemu enova365
- Pobierz case study w wersji PDF do druku:
Nasi specjaliści pomogą wybrać optymalne rozwiązanie
Pomożemy określić, jakie elementy systemu będą idealne dla modelu biznesowego Twojej firmy. Dopasujemy możliwości systemu do struktury organizacji i modelu zarządzania.
