Zarządzanie logistyką

Systemy informatyczne do zarządzania logistyką w przedsiębiorstwie

Gnejsy.pl

System ERP wspiera sprzedaż i zarządzanie w kopalni kruszywa.

Gnejsy.pl – case study – wdrożenie systemu ERP w kopalni kruszywa.

Kopalnia kruszywa budowlanego, firma TESM, właściciel marki Gnejsy.pl potrzebowała systemu informatycznego który poradzi sobie z szybko rosnącą ilością zamówień szerokiego asortymentu produktów oraz z kontrolą rozliczeń. Poniższy opis wdrożenia nowego systemu klasy ERP Streamsoft Prestiż pokazuje wyzwania w tego typu przedsiębiorstwach oraz moduły i mechanizmy, które je rozwiązują Zobaczcie jak zmieniło się funkcjonowanie firmy oraz jej zarządzanie w kluczowych obszarach, takich jak sprzedaż, rozliczenia z kontrahentami i obsługa klientów.

TESM – kopalnia kruszywa budowlanego i ozdobnego, właściciel marki gnejsy.pl

TESM sp. z o.o. sp.k. zajmuje się wydobyciem gnejsu w koncesjonowanej kopalni odkrywkowej. Kopalnia produkuje różnorodne frakcje kruszywa dla branży ogrodowej i budowlanej. W ofercie firmy TESM znajdują się kruszywa o charakterze dekoracyjno-funkcyjnym, oraz kruszywa budowlane do budowy m.in. dróg i kolei, infrastruktury hydrotechnicznej a także stosowane w strukturach bitumicznych i betonowych. Firma zajmuje się wydobyciem, produkcją frakcji oraz dystrybucją i sprzedażą wytwarzanych produktów.

Przed wdrożeniem – wyzwania w projekcie

Dotychczasowy system zarządzania firmą nie był w pełni zintegrowany, a dane pochodziły z kilku systemów pochodzących od różnych dostawców. Dużym wyzwaniem dla firmy była również sprawna obsługa szybko rosnącej ilości zamówień a także ich kontrola i sposób rozliczania. To miało bezpośredni wpływ na jakość obsługi klienta a także ilość obsługiwanych zamówień i czas ich realizacji. Brak szybkiego dostępu do danych, rozproszonych w kilku systemach utrudniał pracę całej spółce i wydłużał procesy analiz i decyzji. Wraz ze wzrostem liczby zamówień stanowiło to dużą barierę dla rozwoju spółki.

Cele wdrożenia projektu:

pełna kontrola procesów sprzedaży
sprawna obsługa dużej ilości zróżnicowanych zamówień
dokładne rozliczanie sprzedawanych partii towaru
przyspieszenie procesów rozliczania dokumentów sprzedażowych
sprawne zarządzanie firmą, również online integracja danych w jednym systemie

Najważniejsze wyzwania w projekcie:

integracja systemu ERP Streamsoft Prestiż z wagą samochodową
automatyzacja procesów kompletacji palet i worków wielkogabarytowych
ujednolicenie przepływu danych w ramach jednego systemu ERP

Zastosowane rozwiązania

Po dokładnej analizie całego procesu sprzedażowego wdrożono moduły i rozszerzania systemu Streamsoft Pretsiż, które zautomatyzowały i usystematyzowały procesy sprzedażowe w firmie. Zintegrowano różne bazy danych do jednego systemu, co poprawiło przepływ danych oraz ich dostępność i dało nowe narzędzia analityczne zarządowi.
Wdrożono moduły wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi oraz środkami trwałymi w firmie.

Nowy system obsługi procesów sprzedaży

Zautomatyzowany proces realizacji zamówień, również w platformie elektronicznej B2B, z pełnym obiegiem dokumentów w jednym systemie. Integracja z system Streamsoft Prestiż wagi samochodowej – automatyzacja kluczowego elementu procesu realizacji zamówień. Dostęp do bieżącego statusu realizacji zamówień.

System obiegu dokumentów transakcyjnych

Po wprowadzeniu niezbędnych danych, system generuje automatycznie komplet dokumentów magazynowych, sprzedażowych oraz spedycyjnych. Przyspieszenie procesów obsługi zamówień oraz eliminacja błędów manualnej obsługi w kilku systemach.

Integracja danych – jeden system w firmie

Zintegrowany system zarządzania kluczowymi obszarami firmy z jedną spójną bazą danych uporządkował informacje oraz ich przepływ między działami. Wyeliminowało to czasochłonne i obarczone błędami łączenie danych z różnych systemów. Szybki dostęp do danych online to również spore udogodnienie dla firmy i oszczędność czasu.

Platforma zamówień elektronicznych

Wdrożenie platformy zamówień elektronicznych, usprawnienie obsługi klientów oraz komunikacji z nimi. Elektroniczny dostęp do systemu zamówień i rozliczeń dla klientów i handlowców.

Proces kompletacji produktów

System umożliwia sprawną obsługę procesów przygotowania różnego asortymentu, w oparciu o określone normy kompletacji typu palety, ‘big bagi” itp.

Analiza i raporty

Komplet informacji oraz automatyczny dostęp do wszystkich danych pozwala na szybkie i często automatyczne procesy obsługi zamówień, kompletacji dostaw oraz rozliczeń z kontrahentami. Zarządowi daje pełny i wiarygodny obraz sytuacji oraz możliwość szybkiego generowania raportów oraz przygotowania zaawansowanych analiz.

Przepływ danych i kontrola zasobów w spółce

Ujednolicenie przepływu danych w ramach jednego systemu ERP. Wszystkie kluczowe informacje na temat sprzedaży, rozliczeń oraz zasobów firmy są łatwo dostępne w jednym systemie. Zarząd oraz menedżerowie mają szybki dostęp do raportów i analiz w czasie rzeczywistym, pomagających w podejmowaniu decyzji.

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Wdrożenie systemu wspierającego procesy naliczania wynagrodzeń z obsługą elektronicznych pasków wynagrodzeń. Elektroniczna obsługa deklaracji PIT oraz rozliczeń ZUS. Integracja systemu płacowego z modułem księgowym z rozliczaniem wg działów firmy.

Wykorzystano w projekcie:

W celu obsługi wszystkich wyznaczonych procesów i zadań wdrożony kilka głównych modułów systemu ERP Streamsoft Prestiż oraz kilka modułów dodatkowych, które poszerzają możliwości systemu, dodając wiele przydatnych funkcjonalności.

Handel i Magazyn

ŚrodkiTrwałe

Rozrachunki

Kadry i Płace

CRM

Finanse i Księgowość

Produkt

DMS

B2B

Rezultaty wdrożenia projektu:

Automatyzacja obsługi zamówień oraz procesów kompletacji dostaw znacząco skróciła te procesy oraz czas realizacji zamówień. Usprawniła obieg dokumentów, wyeliminowała pomyłki i poprawiła kontrolę większości procesów. Na usprawnienie obsługi ma również wpływ dostęp klientów do platformy zamówień elektronicznych.
Zarząd firmy zyskał pełną kontrolę nad procesami sprzedażowymi w firmie oraz szybki dostęp do pełnych i aktualnych danych, również online. Moduł CRM umożliwia szybką analizę kontrahentów i rozrachunków oraz obraz wydajności działu obsługi klienta. Zastąpienie kilku systemów, różnych dostawców jedną zintegrowaną bazą danych w spójnym systemie zarządzania usprawniło pracę w całej spółce i pozwoliło obniżyć koszty eksploatacji systemu zarządzania.

„Wdrożenie systemu Streamsoft Prestiż, pomimo decyzji o jego przeprowadzeniu w ciągu roku, przebiegło sprawnie i nie zakłóciło w istotny sposób pracy firmy. System sprzedażowy został podmieniony z dnia na dzień, a sprzedaż odbywała się na bieżąco. Pracownicy KOLOM.PL byli w tym czasie do naszej pełnej dyspozycji i kontrolowali proces wdrożenia.
Po 15 miesiącach pracy w nowym systemie, możemy z pełną odpowiedzialnością powiedzieć, że decyzja o zmianie systemu była jak najbardziej trafna. Możliwości systemu Streamsoft Prestiż są bardzo duże. Pomimo długiego czasu jaki minął od początku wdrożenia, wciąż odkrywamy kolejne funkcje i staramy się je sukcesywnie wdrażać”

Roman Rydzoń
Wiceprezes Zarządu, Dyrektor Handlowy
TESM Sp. z o.o. Sp. k.

Reasumując, wdrożenie w kopalni gnejsów systemu ERP zmieniło organizację i samo zarządzanie wieloma ważnymi procesami w firmie. Przede wszystkim skróciło czas obsługi klientów oraz usprawniło rozliczanie z nimi. Zarząd zyskał pełną kontrolę nad procesami dzięki zebraniu wszystkich danych w jednej bazie, co pozwoliło na lepsze zarządzanie i podejmowanie szybszych decyzji. Wdrożenie nowych systemów to także spore oszczędności dzięki usprawnieniom, automatyzacji i obniżce kosztów eksploatacji systemów zarza∂zania.

Więcej informacji na temat systemu ERP Streamsoft Prestiż znajdziesz na stronie z opisem systemu Streamsoft

Pobierz case study w wersji PDF do druku:

Nasi specjaliści pomogą wybrać optymalne rozwiązanie

Pomożemy określić, jakie elementy systemu będą idealne dla modelu biznesowego Twojej firmy. Dopasujemy możliwości systemu do struktury organizacji i modelu zarządzania.

Zapytaj naszych ekspertów