Zarządzanie logistyką
Systemy informatyczne do zarządzania logistyką w przedsiębiorstwie
UNIPAK
Wyższy poziom zarządzania. Migracja do nowego systemu Streamsoft Prestiż.
ARGON
polski producent oświetlenia dekoracyjnego
UNIPAK – case study z wdrożenia nowego systemu Streamsoft Prestiż
Firma Unipak – producent opakowań tekturowych – wskutek dynamicznego rozwoju stanęła przed wyzwaniem integracji i optymalizacji procesów zarządzania produkcją i całą firmą. Dlaczego Unipak postawił na Streamsoft Prestiż i czym przekonał ich do inwestycji KOLOM.pl? Przeczytaj opis wdrożenia, w którym opisujemy prawdziwe wyzwania z jakimi mierzyła się firma oraz konkretne efekty jakie przyniosła nowa platforma ERP. Poznaj praktyczne aspekty migracji, od analizy potrzeb po realne usprawnienia w codziennych operacjach produkcyjnych i logistycznych.
UNIPAK – producent wysokiej jakości opakowań tekturowych
UNIPAK Sp. Jawna to uznany producent opakowań tekturowych, obecny na rynku od 1995 roku. Firma oferuje pełną gamę opakowań o indywidualnie ustalonych rozmiarach i konstrukcji. Organizacja produkcji, własny magazyn i flota samochodów dostawczych pozwalają na szybką realizację zamówień zarówno w małych jak i w wielkich seriach. Wysoka jakość wszystkich produktów firmy UNIPAK jest potwierdzona certyfikatem jakości ISO 9001:2000.
Elastyczność oferty, utrzymanie wspomnianej jakości oraz y konkurencyjne warunki realizacji zamówień wymagają ścisłej kontroli i sprawnego zarządzania wszystkimi procesami. Trudno sobie wyobrazić skuteczne zarządzanie w tego typu organizacji bez wydajnego systemu zarządzania.
Przed wdrożeniem – wyzwania w projekcie
Przez lata firma UNIPAK korzystała z systemu Symfonia do zarządzania swoimi kluczowymi procesami, takimi jak działalność handlowa, rozliczenia księgowe czy kwestie kadrowo-płacowe. Jednak wraz z rozwojem firmy i wzrostem produkcji rosły wymagania dotyczące systemu, oraz jego możliwości. Pojawiła się potrzeba kontroli i zarządzania nowymi obszarami i zadaniami. Rosła również skala operacji wymagających stałej kontroli i automatyzacji pracy. Szczególnie w obszarze produkcji zarząd firmy widział konieczność wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań systemowych, które uporządkują i zautomatyzują organizację pracy i procesy produkcji.
Najważniejsze wyzwania w projekcie:
- zapewnienie ciągłości wszystkich operacji w trakcie zmiany systemu
- zamknięcie wdrożenia w jednym roku rozliczeniowym
- przygotowanie dodatkowych rozwiązań dla specyfiki firmy
- integracja danych z wielu róźnych źródeł
Zastosowane rozwiązania
W odpowiedzi na te wyzwania firma UNIPAK po konsultacjach z firmą KOLOM.PL, postanowiła wdrożyć system informatyczny Streamsoft Prestiż z modułem Produkcja. Ze względu na presję czasową (start prac w lutym 2021, a wdrożenie miało objąć cały rok rozliczeniowy), prace rozpoczęto od częściowego wdrożenia modułów, księgowego i kadrowego. W przypadku wdrożenia modułu handlowego, w pierwszej kolejności skupiono się na uporządkowaniu procesów funkcjonujących w firmie.
Po przygotowaniu systemu do stanu pozwalającego na pracę w dotychczasowym zakresie (rozliczenia księgowe, fakturowanie, rozliczenia wynagrodzeń), firma KOLOM.PL rozpoczęła wdrożenie modułu do rozliczenia produkcji, który był gotowy do eksploatacji już po kilku miesiącach. Dzięki temu firma uzyskała pełny przegląd procesów produkcyjnych, obiegu dokumentów i przede wszystkim możliwość kontrolowania na bieżąco kosztów produkcji, a co za tym idzie zyskowności firmy.
Równolegle kontynuowano zaawansowane prace wdrożeniowe modułu księgowego i modułu handlowego wprowadzając nowe, przydatne funkcjonalności niedostępne w poprzednim systemie.
Rozbudowana konfiguracja i duże możliwości parametryzacji modułu Finanse i Księgowość pozwoliły na znacznie większą automatyzację księgowań faktur oraz pozostałych dokumentów niż w dotychczas używanym systemie. Znacząco wyeliminowano również ryzyko popełniania błędów.
W końcowej fazie wdrożono moduł Rozrachunki, który jest dopełnieniem systemu i który znacząco usprawnił operacje bankowe i kasowe firmy, zarówno złotówkowe jak i walutowe. Rozwiązał również problem poprawnych rozliczeń wszelkich zaliczek. Moduł ten jest połączony z pozostałymi modułami systemu, dzięki czemu np. rozliczając fakturę zakupu lub sprzedaży, rozliczenie widoczne jest zarówno w module księgowym jak i handlowym.
Firma KOLOM.PL zapewniła ciągłość wszystkich niezbędnych procesów w trakcie wdrożenia. Wykonała pełną adaptację możliwości systemu do potrzeb firmy, a także wykonała dodatkowe rozwiązania dedykowane, tak by w pełni dopasować system do istniejących procesów w firmie.
Wykorzystano w projekcie:
W ramach zmiany systemu zarządzania przy wsparciu zespołu specjalistów z firmy KOLOM.PL zostały wdrożone moduły:
Finanse i Księgowość
Zarządzanie Produkcją
Handel i Magazyn
Kadry i Płace
ŚrodkiTrwałe
Rozrachunki
Rezultaty wdrożenia projektu:
Dzięki wdrożeniu systemu Streamsoft Prestiż, firma UNIPAK zyskała pełny przegląd swoich procesów produkcyjnych, co pozwoliło na lepszą kontrolę kosztów oraz monitorowanie realizacji wielooperacyjnych zleceń produkcyjnych. Kadra zarządzająca jest teraz w stanie prześledzić całą ścieżkę procesu, od pierwszego zapytania klienta do faktury.
Ma także w systemie, na bieżąco komplet informacji o produkcie, w tym kluczowe dane: kiedy, kto i z czego wyprodukował sprzedawany wyrób. Wdrożenie modułu poprawiło również terminowość dostaw.
Ma także w systemie, na bieżąco komplet informacji o produkcie, w tym kluczowe dane: kiedy, kto i z czego wyprodukował sprzedawany wyrób. Wdrożenie modułu poprawiło również terminowość dostaw.
Bardzo pomocne okazało się także wdrożenie paneli meldunkowych na wydziałach produkcyjnych, dzięki którym operacja meldowania realizowanych zleceń wykonywana dotychczas przez pracowników biurowych, została scedowana na pracowników produkcji, którzy są teraz bezpośrednio odpowiedzialni za ich realizację.
Moduł handlowy ze swoimi przeogromnymi możliwościami wręcz zrewolucjonizował organizację pracy. Wiele czynności wykonywanych dotychczas ręcznie, z wykorzystaniem arkuszy Excela, zapisywanych na kartkach, udało się zautomatyzować w systemie. Nawet najbardziej proste i banalne prace, o których dotychczas musieli pamiętać pracownicy, udało się zaimplementować jako automatyczne funkcje w systemie. Skutkiem tego jest eliminacja wielu pomyłek i duża oszczędność czasu.
Moduł Finanse i Księgowość oprócz automatyzacji procesów księgowań i obiegu dokumentów oraz eliminacji ryzyka popełnienia błędu daje wszystkim użytkownikom poczucie bezpieczeństwa i stabilności przy tworzeniu sprawozdań finansowych.
„Dla nas bardzo dużą wartością tego wdrożenia był fakt, że zakup systemu nastąpił w lutym 2021 roku, a dzięki firmie KOLOM.PL udało nam się uzupełnić dane od początku roku 2021 i cały rok 2021 rozliczyć w nowym systemie.
Anna Dziob
Główna Księgowa UNIPAK
Główna Księgowa UNIPAK
Wszystkie deklaracje wymagane przepisami są zawarte w systemie i dostępne bez konieczności odwoływania się do dodatkowych modułów. Deklaracje z modułów księgowego i kadrowego są wysyłane na odpowiednie bramki urzędów bezpośrednio z systemu.
Powstało spójne środowisko pracy, gdzie za przysłowiowym jednym kliknięciem jest dostęp do wszystkich informacji. Dla działu księgowego to bezcenne funkcjonalności. Ponadto możliwość zapisania każdego widoku okna do arkusza Excela pozwala, po pierwsze, na szybką analizę danych, a po drugie, na łatwe przygotowanie danych np. dla biegłego rewidenta w odpowiednim formacie.
Wdrożenie modułu CRM również rozwiązało wiele dotychczasowych problemów w firmie. Można teraz łatwo i szybko znaleźć wszystkie potrzebne informacje. Na przykład szybko zebrać do jednego raportu wszystkie dane dotyczące konkretnego zamówienia. W prosty sposób można sprawdzić na jakim etapie jest sprawa za którą odpowiada nieobecny pracownik. Zdecydowanie poprawiło to komunikację w firmie i dostępność do różnych informacji, które dotychczas były w posiadaniu tylko jednej osoby, lub były rozproszone po kilku działach.
Jednym z największych atutów nowego systemu jest jego zdolność do automatyzacji wielu ręcznych, powtarzalnych czynności, co skutkuje nie tylko oszczędnościami czasu, ale również znaczącą redukcją ludzkich błędów. Zintegrowane moduły zapewniają spójność informacji i eliminację żmudnych weryfikacji zgodności danych w różnych modułach poprzedniego rozwiązania. Jedna wspólna baza danych poprawia przepływ informacji oraz podnosi bezpieczeństwo danych.
„Pomimo początkowych trudności jak z każdym nowym rozwiązaniem, zalety wdrożenia systemu zintegrowanego warte są poniesienia tego trudu, rekompensując go po czasie. Wdrożenie było jedną z lepszych decyzji biznesowych jakie podjęła nasza firma”.
Stanisław Hojny
Prezes Zarządu UNIPAK
Prezes Zarządu UNIPAK
Podsumowując, wdrożenie nowego systemu przeniosło firmę UNIPAK na zupełnie inny, wyższy poziom zarządzania. Podniósł się komfort pracy, ale przede wszystkim automatyzacja wielu procesów pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu poświęcanego dotychczas na proste, powtarzalne ręczne czynności. Eliminacja błędów ludzkich to kolejna istotna korzyść dla firmy. I co najważniejsze, udało się zinformatyzować zarządzanie produkcją. Z chwilą wdrożenia nowego systemu zarządzający firmą otrzymali narzędzia, które zapewniają im lepszą kontrolę i dają pełny obraz sytuacji firmy z dostępem do wielu wskaźników w czasie rzeczywistym. To bardzo ułatwia planowanie i podejmowanie ważnych decyzji biznesowych.
- Więcej informacji na temat systemu Streamsoft Prestiż znajdziesz na stronie z opisem systemu Streamsoft
- Pobierz case study w wersji PDF do druku:
Nasi specjaliści pomogą wybrać optymalne rozwiązanie
Pomożemy określić, jakie elementy systemu będą idealne dla modelu biznesowego Twojej firmy. Dopasujemy możliwości systemu do struktury organizacji i modelu zarządzania.
