Moduł Serwis – System ERP Streamsoft Prestiż

Kompletna obsługa zleceń serwisowych

Moduł Serwis to element systemu przeznaczony do obsługi zleceń serwisowych w firmach naprawiających i obsługujących dowolny rodzaj sprzętu od elektroniki użytkowej i AGD, przez maszyny produkcyjne, pojazdy, sprzęt budowlany, aż po urządzenia medyczne czy infrastrukturę IT. Moduł prowadzi zlecenie serwisowe przez wszystkie etapy: rejestrację, kalkulację, realizację, rezerwację materiałów, rozliczanie czasu pracy serwisantów i wystawienie faktury. Pozwala także na natychmiastowy dostęp do bieżących i archiwalnych informacji o naprawach.

Serwis współdziała z innymi modułami systemu w zakresie rezerwacji materiałów, dokumentów wydania, faktur (moduł Handlowo-Magazynowy), w zakresie obsługi reklamacji, generowania zleceń serwisowych, kontaktów z klientami ( moduł CRM ) a w zakresie rozliczeń z  Finansami i Księgowością.

Dla serwisantów pracujących w terenie dostępna jest aplikacja mobilna Serwis Mobile z listą zleceń, nawigacją GPS, możliwością wykonania telefonu lub wysyłki maila do klienta, rejestracją zużytych materiałów i wykonanych usług oraz dołączaniem zdjęć z miejsca naprawy.

Dla kogo przeznaczony jest moduł Serwis?

Moduł skierowany jest do firm, które prowadzą serwis sprzętu lub usługi naprawcze, niezależnie od branży, skali i charakteru działalności. Idealnie sprawdzi się w firmach, które poszukują narzędzia do pełnej ewidencji napraw i wglądu w historię serwisowanego sprzętu, chcą ustandaryzować swoje usługi za pomocą gotowych schematów serwisowych a także w firmach, które potrzebują narzędzia dla serwisantów pracujących w terenie. W szczególności do:

firm serwisujących sprzęt elektroniczny, AGD, IT, urządzenia biurowe, maszyny produkcyjne, sprzęt budowlany i medyczny
firm oferujących przeglądy okresowe i cykliczne (np. przeglądy maszyn, samochodów, instalacji, róznych systemów) – dzięki schematom serwisowym
firm z serwisem pogwarancyjnym i gwarancyjnym. Moduł obsługuje zarówno usługi płatne, jak i bezpłatne
firm z serwisantami pracującymi w terenie. Aplikacja Serwis Mobile z nawigacją GPS i szybkim kontaktem z klientem
firm produkcyjnych prowadzących serwis własnych maszyn lub sprzętu sprzedawanego klientom
autoryzowanych serwisów producenta, gdzie kluczowa jest pełna historia napraw (numer seryjny, numer ramy, daty przeglądów itp)

Kluczowe funkcje – co potrafi moduł Serwis w systemie Streamsoft?

Rejestracja i obsługa zleceń serwisowych

  • rejestracja zlecenia z parametrami: kontrahent, kontakt, płatnik, przedmiot, opis usterki, wykonawca
  • parametry przedmiotu (cechy) konfigurowane wg potrzeb branży: numer nadwozia, numer ramy, numer seryjny, numer unikatowy, data następnego przeglądu
  • statusy i priorytety zleceń z możliwością ich zmiany w trakcie realizacji
  • start-stop czynności na zleceniu, funkcja rejestracji faktycznego czasu pracy serwisanta
  • wydruk dokumentu przyjęcia sprzętu do serwisu od ręki, w momencie rejestracji
  • automatyczne przeniesienie zlecenia do modułu CRM jako zadanie, powiązane z historią klienta

Słownik usług i schematy serwisowe

  • definiowany słownik usług serwisowych z cenami i opisami
  • schematy serwisowe powiązane z przedmiotem, np. plan przeglądu okresowego konkretnego modelu maszyny lub samochodu
  • schematy uniwersalne (cykliczne) dla typowych serwisów niezwiązanych z konkretnym przedmiotem
  • system podpowiada wymagane czynności i materiały po wyborze schematu, eliminując ryzyko pominięcia ważnego elementu naprawy lub przeglądu

Szybka kalkulacja wstępna dla klienta

  • pobranie materiałów i usług bezpośrednio ze schematu serwisowego – szacunkowa wycena w kilka minut
  • możliwość modyfikacji pozycji pobranych ze schematu lub wprowadzania pozycji ręcznie
  • możliwość przedstawienia klientowi konkretnej wyceny przed rozpoczęciem prac

Rezerwacja materiałów i obsługa magazynu

  • rezerwacja materiałów pod konkretne zlecenie, towar jest „przypisany” do naprawy, a tym samym zablokowana jest możliwość wydania do innego zamówienia
  • wystawianie dokumentów wydania zewnętrznego (WZ) i wewnętrznego (RW) powiązanych ze zleceniem
  • integracja z modułem Handlowo-Magazynowym, stany magazynowe aktualizują się automatycznie
  • lista napraw powiązanych ze zleceniem, szczegółowa historia tego, co zostało faktycznie naprawione/zrobione

Rozliczanie i fakturowanie zleceń

  • rozliczenie usługi dokumentem wewnętrznym (dla usług bezpłatnych, np. gwarancyjnych) lub zewnętrznym (paragon, WZ, faktura VAT dla usług płatnych)
  • operacje zbiorcze na zleceniach rozliczonych i nierozliczonych (np. zbiorcza faktura miesięczna dla jednego klienta)
  • grupowanie zleceń poprzez statusy – porządek przy dużej liczbie naprawianych urządzeń
  • możliwość tworzenia szablonów eksportu faktur rozszerzających standardowy zakres danych wysyłanych do KSeF
  • automatyczna obsługa KSeF – faktury wystawione w module Serwis trafiają do wspólnego bufora wysyłki KSeF systemu Streamsoft w module Handlowo-Magazynowym i są przesyłane do KSeF zgodnie z konfiguracją (od razu po wystawieniu lub w trybie zbiorczej wysyłki)

Historia napraw, ewidencja i archiwum

  • ewidencja główna i archiwum zleceń serwisowych z możliwością filtrowania po dowolnych kryteriach,
  • historia napraw konkretnego przedmiotu, niezbędna dla autoryzowanych serwisów producenta i gwarancji długoterminowych
  • analiza pracy serwisantów (liczba zleceń, czas pracy, wartość wykonanych usług)
  • raporty kosztów i przychodów wg zleceń, klientów, lub urządzeń

Aplikacja Serwis Mobile

Aplikacja Serwis Mobile (Android/iOS) to część rozwiązania Streamsoft Prestiż ERP mobile, przeznaczona dla serwisantów pracującym w terenie, która pozwala m.in. na:
  • wgląd w listę wszystkich zleceń ze szczegółami (zakres prac, czas wykonania, status),
  • edycję wybranych parametrów zlecenia z poziomu urządzenia mobilnego
  • szybkie czynności: telefon, e-mail, SMS do klienta, uruchomienie nawigacji GPS do adresu zlecenia,
  • dodawanie zdjęć dokumentujących przebieg prac i załączników do zlecenia
  • automatyczne wyliczenie orientacyjnej wartości zlecenia na podstawie zarejestrowanych materiałów i czynności

Portal i Aplikacja Mobilna DMS

Portal DMS

Rozwiązanie przeglądarkowe pozwalające na wprowadzanie dokumentów do obiegu oraz ich akceptację z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej.

DMS Mobile

Aplikacja na urządzenia mobilne, która umożliwia akceptację dokumentów, wgląd w aktualny etap akceptacji i całą ścieżkę, wraz z załączoną dokumentacją, bieżący podgląd pozycji i wartości dla dokumentów handlowych, powiadomienia push o nowych zdarzeniach.

Moduł Serwis w systemie Streamsoft Prestiż skutecznie spina logistykę części zamiennych, rozliczenia magazynowe i księgowe oraz pracę techników. Niezależnie od tego, czy naprawy odbywają się stacjonarnie w warsztacie, czy mobilnie w terenie, narzędzie to gwarantuje stuprocentową kontrolę nad rentownością usług serwisowych oraz jakością obsługi klienta.

Dlaczego warto wybrać moduł Serwis w ERP Streamsoft?

Narzędzie dla całego procesu serwisowego

Od telefonu klienta, przez przyjęcie sprzętu, kalkulację, naprawę po fakturę. Wszystko w jednym module, z pełną historią i powiązaniem z magazynem oraz księgowością.

Szybciej i mniej pomyłek

Powiązanie schematu z konkretnym urządzeniem oznacza, że przy przeglądzie system podpowiada serwisantowi listę czynności i części. Mniej błędów, krótszy czas wyceny, większe bezpieczeństwo dla klienta.

Komfort dla serwisantów w terenie

Aplikacja Serwis Mobile pozwala rejestrować zużycie materiałów na bieżąco, dodawać zdjęcia, dzwonić do klienta, wyznaczyć trasę (GPS). Bez kartek, bez powrotów do biura, bez przepisywania danych.

Automatyzacja i kompletne dane

Reklamacja w CRM generuje zlecenie w Serwisie. Zlecenie rezerwuje materiał w HiM. Po naprawie generuj się faktura, która automatycznie trafia do FiK. Bez ręcznych operacji, bez duplikowania danych.

Obsługa serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego

Moduł rozróżnia usługi bezpłatne (rozliczenie dokumentem wewnętrznym) od płatnych (paragon, faktura). Możliwość prowadzenia obu typów zleceń w jednym systemie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Tak. Moduł jest zaprojektowany jako uniwersalny. Sprawdza się przy obsłudze elektroniki, AGD, maszyn produkcyjnych, pojazdów, sprzętu IT, urządzeń medycznych, instalacji i innych. Możliwość definiowania dowolnych cech przedmiotu (np. numer nadwozia, numer seryjny, numer ramy) pozwala dopasować ewidencję do specyfiki branży.

Tak. Schematy serwisowe pozwalają zaplanować cykliczne czynności i materiały dla konkretnego przedmiotu (np. plan przeglądu po 10 000 km dla danego modelu pojazdu) lub jako schematy uniwersalne. System podpowiada wymagane czynności, zmniejszając ryzyko pominięcia ważnego elementu.

Tak. Faktury sprzedażowe wystawione w module Serwis trafiają do wspólnego bufora wysyłki KSeF systemu Streamsoft Prestiż w module Handlowo-Magazynowym. Mogą być wysyłane automatycznie po wystawieniu lub w trybie zbiorczej wysyłki (np. na koniec dnia).

Tak. Zgłoszenie reklamacyjne zarejestrowane w module CRM może wygenerować zlecenie serwisowe w module Serwis. Po naprawie cała historia zostaje powiązana z kartoteką klienta w CRM.

Tak. Funkcja start-stop czynności pozwala rejestrować faktyczny czas pracy serwisanta przy konkretnym zleceniu. Dane te można wykorzystać do rozliczenia zlecenia z klientem oraz do rozliczania wynagrodzeń prowizyjnych pracowników serwisu.

Tak. Materiały potrzebne do naprawy mogą być zarezerwowane pod konkretne zlecenie i nie zostaną wydane na inne zamówienie. Po realizacji wystawiane są dokumenty wydania zewnętrznego (WZ) lub wewnętrznego (RW), a stany magazynowe aktualizują się automatycznie.

Tak. Usługa serwisowa może być rozliczona dokumentem wewnętrznym (dla usług bezpłatnych) lub zewnętrznym, paragonem, WZ lub fakturą VAT (dla usług płatnych). Oba typy zleceń są prowadzone w tym samym module, z czytelnym rozróżnieniem rozliczeniowym.

Tak. Aplikacja Serwis Mobile (dostępna na Android i iOS) jest przeznaczona dla serwisantów w terenie. Umożliwia wgląd w listę zleceń, edycję parametrów, rejestrację materiałów i usług, dołączanie zdjęć. Pomaga także w wielu czynnościach: telefon, e-mail, SMS i uruchomienie nawigacji GPS do adresu klienta.

Zarządzanie Produkcją

Dowiedz się więcej >>

Handlowo-Magazynowy

Dowiedz się więcej >>

Logistyka

Dowiedz się więcej >>

CRM

Dowiedz się więcej >>

Finanse i Księgowość

Dowiedz się więcej >>

Rozrachunki

Dowiedz się więcej >>

Kadry i Płace

Dowiedz się więcej >>

Środki Trwałe

Dowiedz się więcej >>

Serwis

Dowiedz się więcej >>

Raporty i Formularze

Dowiedz się więcej >>

DMS

Dowiedz się więcej >>

Wyposażenie

Dowiedz się więcej >>

Moduł Administratora

Dowiedz się więcej >>

Business Intelligence

Dowiedz się więcej >>

Elastyczny system, zawsze zgodny z prawem

Modułowa struktura systemu gwarantuje dopasowanie do specyfiki i modelu biznesowego, a także perspektywę rozbudowy wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Polskie korzenie i zaplecze gwarantują zgodność z polskim prawem, przepisami, jak również szybkie aktualizacje oraz adaptacje na czas w obliczu dynamicznych zmian. Sam proces wdrożenia zawsze dostosowujemy do możliwości organizacyjnych i budżetowych firmy.

Cyfrowy obieg dokumentów – integracja i automatyzacja

Dzięki integracji wszystkich kluczowych obszarów w firmie wraz z automatyzacją wielu procesów, raportów i innych czynności manualnych zwiększy się wydajności oraz poprawi sprawność, a także wyeliminuje do minimum liczbę błędów. Integracja z zewnętrznymi systemami kooperantów oraz banków i urzędów usprawni wiele procesów, skróci ich czas oraz podniesie ich bezpieczeństwo.

Ile niewystawionych faktur leży w samochodach Twoich serwisantów?

W większości firm serwisowych ten sam scenariusz powtarza się bez przerwy. Serwisant kończy naprawę u klienta. Wraca do biura. Wieczorem, w pośpiechu, spisuje co zrobił albo nie spisuje. Faktura zostaje wystawiona za kilka dni a czasami na koniec miesiąca, nierzadko skalkulowana „na oko”. Możemy to zmienić. Oprócz faktur na czas będziesz wiedzieć który serwisant zarabia dla firmy najwięcej, ile reklamacji było w ostatnim kwartale. Czy wreszcie które urządzenia i kiedy mają okresowe przeglądy. Wszystko w kilka kliknięć.

Zapytaj Jak moduł serwis może zmienić twój serwis

Jak sfinansować zakup lub wdrożenie systemu Streamsoft w firmie?

Zakup nowego systemu klasy ERP, takiego jak Streamsoft Prestiż to duże wyzwanie finansowe dla każdego przedsiębiorstwa. Oprócz standardowego zakupu, który może być znaczącym elementem rocznego budżetu, firmy coraz częściej korzystają z leasingu. Istnieje również możliwość skorzystania z dotacji unijnych, w ramach programów rozwojowych i rozwojowo-badawczych.

Przykłady realizacji wdrożeń systemu Streamsoft:

Poznajcie nasze realizacje, zobaczcie jak wspieramy i pracujemy z klientami oraz zwróćcie uwagę, jak rozwijają się ich biznesy dzięki naszym wdrożeniom.  

Sprawdź czy Streamsoft Prestiż to system dla Twojej firmy

Nie jesteś pewny jaki system będzie najlepszy dla Twojej organizacji i struktury? Nie wiesz które moduły wybrać lub od czego zacząć? Wdrażamy systemy ERP od ponad 15 lat, mamy też doświadczonych integratorów i wdrożeniowców, podpowiemy co wybrać i jak zacząć. Pomożemy wybrać optymalne rozwiązanie.

Zapytaj naszych ekspertów

kolom.pl

Biuro Handlowe

ul. Wyszyńskiego 77

42-600 Tarnowskie Góry

kolom@kolom.pl

+48 32 388 88 88