Moduł DMS – System ERP Streamsoft Prestiż

Elektroniczny obieg dokumentów z repozytorium

Moduł DMS (Document Management System) w systemie Streamsoft Prestiż to narzędzie przeznaczone do zarządzania dokumentacją firmową i jej elektronicznym obiegiem. Obsługuje zarówno dokumenty wewnętrzne (systemowe), jak i zewnętrzne (zeskanowane lub elektroniczne), organizując przepływ pracy nad nimi w ramach procesów, zdefiniowanych według dowolnych kryteriów, np. wartości zamówienia, kategorii kosztu, rodzaju dokumentu czy struktury organizacyjnej.

Moduł zastępuje papierowe teczki, e-maile z załącznikami akceptowane ręcznie, jednym, spójnym narzędziem. Każdy dokument ma swoją historię, atrybuty, ścieżkę akceptacji oraz powiązania z fakturami, zamówieniami czy kontrahentami w innych modułach systemu.

W kontekście obowiązkowego KSeF 2.0 moduł DMS odgrywa ważną rolę. To w nim odbywa się obieg akceptacyjny faktur ustrukturyzowanych, pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur. Każda faktura kosztowa pobrana z KSeF może zostać automatycznie skierowana do odpowiedniego procesu, a po jego zakończeniu przekazana automatycznie do dekretacji w module Finanse i Księgowość.

Moduł wyposażono w rozbudowane repozytorium, które staje się centralną bazą wiedzy dla całej organizacji. Może być zintegrowany z modułami Handlowo-Magazynowym, Finanse i Księgowość oraz CRM. Moduł dostępny jest również w wersji mobilnej (DMS Mobile) i webowej (Portal DMS), które umożliwiają m.in. akceptację dokumentów z poziomu smartfona lub przeglądarki nie przywiązując użytkownika do biurka.

Dla kogo przeznaczony jest moduł DMS?

DMS to niezbędne narzędzie dla firm produkcyjnych, handlowych i usługowych, które toną w papierowej dokumentacji i chcą zoptymalizować jej obieg. Rozwiązanie to idealnie sprawdzi się u przedsiębiorców, którzy, wymagają wieloetapowej, uporządkowanej akceptacji kosztów (np. faktur zakupowych, zamówień), błyskawicznego przeszukiwania załączników dokumentacji oraz oczekują zdefiniowanego sposobu pracy użytkowników zgodnego z wymaganiami systemów jakości. Narzędzie jest szczególnie przydatne dla:

firm z dużą liczbą faktur kosztowych, gdzie ręczne wprowadzanie i akceptacja pochłaniają godziny pracy działów finansowych
firm z formalnymi procesami akceptacyjnymi (zamówienia, umowy, faktury, dokumenty kadrowe), szczególnie tych z wieloetapowymi ścieżkami akceptacji
firm produkcyjnych i budowlanych z dużą ilością dokumentacji technicznej (rysunki, technologie, atesty, certyfikaty)
firm serwisowych i posprzedażowych, gdzie do zleceń reklamacyjnych i serwisowych dołączane są zdjęcia, protokoły i rozległa dokumentacja
organizacji z procedurami ISO i wymogami audytowymi, które potrzebują pełnej historii dokumentów, wersjonowania i kontroli dostępu
firm wielooddziałowych i z pracownikami w terenie, dzięki dostępowi przez aplikację mobilną i przeglądarkę

Kluczowe funkcje – co potrafi moduł DMS?

Moduł DMS Streamsoft to nie tylko cyfrowe archiwum dokumentów. To narzędzie do projektowania i automatyzacji obiegu dokumentacji, przepływów procesów akceptacji z pełnym powiązaniem do reszty elementów systemu ERP. System DMS eliminuje zatory informacyjne, zapobiega gubieniu dokumentów i znacząco przyspiesza procesy decyzyjne w firmie.

Akceptacja dokumentów wewnętrznych (systemowych)

  • procesy akceptacji dokumentów pochodzących z modułów Handlowo-Magazynowego (zamówienia, faktury) oraz Rozrachunków
  • ścieżki akceptacyjne definiowane według różnych kryteriów, np. wartości zamówienia, typu dokumentu, struktury organizacyjnej
  • możliwość definiowania procesów dla obiektów systemowych: kontrahentów, technologii produkcyjnych i innych
  • na każdym etapie dokument może zostać zaakceptowany i przekazany dalej lub zwrócony na jeden z wcześniejszych etapów w celu uzupełnienia

Rejestracja dokumentów zewnętrznych

  • rejestracja w systemie wszelkich dokumentów zewnętrznych, najczęściej zeskanowanych faktur, umów i protokołów
  • mechanizm pól predefiniowanych, np. w zależności od typu dokumentu
  • możliwość zdefiniowania dodatkowych słowników i właściwości, które mają przełożenie na dokumenty w module Finanse i Księgowość oraz rejestrację pozycji kosztowych,
  • obiekty DMS mogą być łączone z dokumentami w modułach Handlowo-Magazynowym i Finanse i Księgowość, także automatycznie

Cechy procesów

  • konfigurowalne ścieżki akceptacji wieloetapowej dla różnych typów dokumentów
  • możliwość generowania alertów dla wybranej osoby lub grupy w postaci komunikatu systemowego, e-maila lub SMS-a
  • pełna historia przebiegu procesu, kto, kiedy, na jakim etapie, jaką decyzję podjął
  • zwrot dokumentu do uzupełnienia na dowolnym etapie, bez konieczności startowania ścieżki od początku.

Integracja z narzędziem OCR

  • grupowa wysyłka zeskanowanych dokumentów (najczęściej faktur kosztowych) do OCR
  • automatyczne przetwarzenie z postaci graficznej do przetwarzalnych danych, gotowych do rejestracji w systemie
  • przypisanie właściwej procedury już w chwili importu, szczególnie przydatne w firmach przetwarzających setki lub tysiące dokumentów miesięcznie.

Integracja z KSeF – automatyzacja akceptacji faktur ustrukturyzowanych

System Streamsoft jest w pełni gotowy na obowiązkowy KSeF 2.0, obsługując zarówno wysyłki e-Faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, jak i ich odbiory. Moduł DMS odpowiada w tej architekturze za to, co dla większości firm jest najbardziej skomplikowane czyli za obsługę faktur pobranych z KSeF wewnątrz organizacji.
Procesy DMS umożliwiają:
  • automatyczne kierowanie faktur importowanych z KSeF na odpowiednią ścieżkę akceptacyjną, wg wartości, typu kosztu, kategorii lub innych zdefiniowanych kryteriów
  • obsługę bufora importu z KSeF w module Handlowo-Magazynowym. Faktura nie ginie między systemem ministerstwa a księgowością
  • wydruk wymaganych kodów QR dla dokumentów objętych obowiązkiem KSeF
  • możliwość tworzenia szablonów eksportu faktur, rozszerzających standardowy zakres danych wysyłanych do KSeF,
  • automatyczne przekazanie faktury do dekretacji w module Finanse i Księgowość, z zachowaniem pełnej ścieżki audytowej

Repozytorium dokumentacji powiązanej z obiektami ERP

Moduł DMS udostępnia centralne repozytorium dokumentów z szybkim dostępem do dokumentacji powiązanej z różnymi obiektami systemu:
  • kartotekami towarowymi (specyfikacje, atesty, karty katalogowe itp)
  • kontrahentów (umowy, NDA, dokumenty rejestrowe, itd)
  • dokumentacją techniczną (rysunki, instrukcje, technologie, procesy, procedury itp)
  • zleceniami reklamacyjnymi i serwisowymi (protokoły, zdjęcia, raporty z napraw)

Szablony dokumentów i wersjonowanie

Podstawowe cechy to:
  • katalog firmowych szablonów dokumentów (wzór oferty, wzór protokołu, wzór umowy itd.)
  • kontrola dostępów w postaci możliwości uprawnienia do edycji szablonów dla wybranych osób
  • tworzenie nowych dokumentów na podstawie zaakceptowanych szablonów,
  • wersjonowanie dokumentów/szablonów 

Portal i Aplikacja Mobilna DMS

Portal DMS

Rozwiązanie przeglądarkowe pozwalające na wprowadzanie dokumentów do obiegu oraz ich akceptację z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej.

DMS Mobile

Aplikacja na urządzenia mobilne, która umożliwia akceptację dokumentów, wgląd w aktualny procesu i całą jego ścieżkę, wraz z załączoną dokumentacją. To wygodne narzędzie dla osób często pracujących poza biurem zwłaszcza, że o nowych zdarzeniach możemy być informowani z wykorzystaniempowiadomień push .

Moduł DMS w systemie CRM Streamsoft to fundament nowoczesnego, cyfrowego przedsiębiorstwa (paperless). Spina on ze sobą działy zamówień, magazyn, produkcję oraz księgowość, zapewniając bezpieczny i w 100% zarządzalny obieg informacji oraz monitoring kosztów wewnątrz firmy. System eliminuje zatory informacyjne, zapobiega gubieniu dokumentów i znacząco przyspiesza procesy decyzyjne w firmie.

Dlaczego warto wybrać moduł DMS?

Automatyzacja ścieżek akceptacji faktur z KSeF

Moduł DMS dodaje to, czego nie zapewnia samo połączenie z systemem ministerstwa – obieg akceptacyjny faktur kosztowych pobranych z KSeF, z automatycznym przekazaniem do dekretacji w księgowości.

Oszczędność czasu

Integracja z OCR zdejmuje z pracowników obowiązek ręcznego przepisywania danych z faktur.

Porządek i bezpieczeństwo

Uprawnienia per dokument, kontrola dostępu do szablonów, wersjonowanie zmian, pełna historia.

Powiązanie dokumentów z resztą systemu

Faktura w DMS wie do jakiego zamówienia się odnosi, jakiego kontrahenta dotyczy, jakie pozycje kosztowe generuje. Dokumentacja techniczna jest dostępna z poziomu kartoteki towarowej, protokół serwisowy z poziomu zlecenia.

Koniec z „wąskimi gardłami”

Aplikacja mobilna eliminuje przestoje w pracy ponieważ praca nad procesowanymi dokumentami może odbywać się w dowolnym czasie z dowolnego miejsca, szybko i wygodnie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Tak. System Streamsoft jest w pełni gotowy na obowiązkowy KSeF. DMS wspiera proces obsługi faktur importowanych z KSeF. Każda faktura kosztowa pobrana z systemu ministerstwa może zostać automatycznie skierowana na zdefiniowaną ścieżkę, a po akceptacji automatycznie przekazana do dekretacji w module Finanse i Księgowość.

Faktury ustrukturyzowane z KSeF trafiają do systemu jako gotowe dane (XML), bez konieczności rozpoznawania treści. Od razu można je skierować na ścieżkę akceptacyjną i finalnie zaksięgować. OCR przetwarza obrazy dokumentów (np. faktury zagraniczne, paragony i inne dokumenty kosztowe, zwykle w formacie pdf) nie objęte obowiązkiem KSeF. Efektem pracy mechanizmu OCR są dane, które zasilają dokument w procesie DMS. Dalsza droga dokumentu w procesie jest podobna jak w przypadku dokumentu pochodzącego z KSeF.

Tak. Ścieżki akceptacyjne są definiowane według dowolnych kryteriów m.in. wg typu dokumentu, wartości zamówienia, kategorii kosztu, struktury organizacyjnej. Każdy typ dokumentu może mieć inną liczbę etapów i innych akceptujących.

Tak. Obiekty z modułu DMS mogą być łączone z dokumentami w modułach Handlowo-Magazynowym i Finanse i Księgowość ręcznie lub automatycznie. Faktura kosztowa zeskanowana w DMS po akceptacji może zostać zarejestrowana jako dokument finansowo-księgowy z określonymi pozycjami kosztowymi, gotowy do dekretacji.

Tak. Portal DMS udostępnia podstawowe funkcjonalności bezpośrednio w przeglądarce internetowej, w tym uruchamianie procesów dla nowych dokumentów oraz realizację zadań w już istniejących procesach.

Tak. Proces może generować definiowane alerty dlakonkretnych osób grup w formie komunikatu systemowego, e-maila lub SMS-a. W aplikacji mobilnej dostępne są również powiadomienia push.

Zarządzanie Produkcją

Dowiedz się więcej >>

Handlowo-Magazynowy

Dowiedz się więcej >>

Logistyka

Dowiedz się więcej >>

CRM

Dowiedz się więcej >>

Finanse i Księgowość

Dowiedz się więcej >>

Rozrachunki

Dowiedz się więcej >>

Kadry i Płace

Dowiedz się więcej >>

Środki Trwałe

Dowiedz się więcej >>

Serwis

Dowiedz się więcej >>

Raporty i Formularze

Dowiedz się więcej >>

DMS

Dowiedz się więcej >>

Wyposażenie

Dowiedz się więcej >>

Moduł Administratora

Dowiedz się więcej >>

Business Intelligence

Dowiedz się więcej >>

Elastyczny system, zawsze zgodny z prawem

Modułowa struktura systemu gwarantuje dopasowanie do specyfiki i modelu biznesowego, a także perspektywę rozbudowy wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Polskie korzenie i zaplecze gwarantują zgodność z polskim prawem, przepisami, jak również szybkie aktualizacje oraz adaptacje na czas w obliczu dynamicznych zmian. Sam proces wdrożenia zawsze dostosowujemy do możliwości organizacyjnych i budżetowych firmy.

Cyfrowy obieg dokumentów – integracja i automatyzacja

Dzięki integracji wszystkich kluczowych obszarów w firmie wraz z automatyzacją wielu procesów, raportów i innych czynności manualnych zwiększy się wydajności oraz poprawi sprawność, a także wyeliminuje do minimum liczbę błędów. Integracja z zewnętrznymi systemami kooperantów oraz banków i urzędów usprawni wiele procesów, skróci ich czas oraz podniesie ich bezpieczeństwo.

Pokażemy Ci całą drogę faktury z KSeF w Twojej firmie – od importu aż po dekretację.

Obowiązkowy KSeF nie kończy się na podłączeniu systemu do platformy ministerstwa. Faktury kosztowe pobrane z KSeF muszą trafić do właściwej osoby, w odpowiedniej kolejności, muszą być opłacone w terminie. Bez workflow porządkującego taki proces, oznacza to maile, telefony i dni, jeśli nie tygodnie czekania na podpisy. Odzwierciedlimy Twoje procesy w systemie a Ty już nie będziesz szukać zagubionych faktur i ponaglać pracowników bo system tego dopilnuje automatycznie.

Zapytaj o wszystkie możliwości modułu dms

Jak sfinansować zakup lub wdrożenie systemu Streamsoft w firmie?

Zakup nowego systemu klasy ERP, takiego jak Streamsoft Prestiż to duże wyzwanie finansowe dla każdego przedsiębiorstwa. Oprócz standardowego zakupu, który może być znaczącym elementem rocznego budżetu, firmy coraz częściej korzystają z leasingu. Istnieje również możliwość skorzystania z dotacji unijnych, w ramach programów rozwojowych i rozwojowo-badawczych.

Przykłady realizacji wdrożeń systemu Streamsoft:

Poznajcie nasze realizacje, zobaczcie jak wspieramy i pracujemy z klientami oraz zwróćcie uwagę, jak rozwijają się ich biznesy dzięki naszym wdrożeniom.  

Sprawdź czy Streamsoft Prestiż to system dla Twojej firmy

Nie jesteś pewny jaki system będzie najlepszy dla Twojej organizacji i struktury? Nie wiesz które moduły wybrać lub od czego zacząć? Wdrażamy systemy ERP od ponad 15 lat, mamy też doświadczonych integratorów i wdrożeniowców, podpowiemy co wybrać i jak zacząć. Pomożemy wybrać optymalne rozwiązanie.

Zapytaj naszych ekspertów

kolom.pl

Biuro Handlowe

ul. Wyszyńskiego 77

42-600 Tarnowskie Góry

kolom@kolom.pl

+48 32 388 88 88