Zarządzanie procesami
Systemy do zarządzania procesami w firmie – CRM i DMS
Jesteśmy profesjonalnym dostawcą rozwiązań informatycznych, specjalizującym się w systemach ERP, w tym w modułach CRM i DMS. W firmach, gdzie kluczowa jest efektywna obsługa klienta i sprawny przepływ dokumentów, moduły CRM (Customer Relationship Management) i DMS (Document Management System) stanowią nieocenione wsparcie. Dedykowane głównie średnim i dużym przedsiębiorstwom, ale sprawdzą się również w dynamicznie rozwijających się firmach, które potrzebują uporządkować swoje procesy.
Moduły CRM wspomagają obsługę klienta, działania sprzedażowe i marketingowe, poprawiając relacje z klientami,
Moduły DMS umożliwiają zarządzanie dokumentacją, zapewniając bezpieczne przechowywanie, udostępnianie i archiwizację dokumentów.
Implementacja tych systemów wprowadzi nowoczesne standardy zarządzania w Twojej firmie.
Obszary wsparcia zarządzania procesami w firmie
Korzyści z wdrożenia systemów zarządzania procesami:
Automatyzacja procesów
System informatyczny umożliwia automatyzację procesów oraz cyfryzację dokumentów, co przyspiesza realizację zadań, usprawnia obieg informacji i zwiększa dostępność danych. Zapewnia także lepszą kontrolę nad dokumentacją na każdym etapie jej obiegu.
Łatwiejsza obsługa klienta
System CRM pozwala skuteczniej zarządzać relacjami, historią kontaktów i ofert, co przekłada się na większą satysfakcję klientów i wzrost sprzedaży. System umożliwia również analizę zbieranych danych o klientach i procesach sprzedaży.
Oszczędność czasu
Wdrożenie systemu informatycznego zarządzającego cyfrowym obiegiem dokumentacji umożliwia automatyzację wielu procesów. Pozwala to skupić się na kluczowych zadaniach, zamiast tracić czas na szukanie dokumentów czy ręczne przepisywanie danych.
Bezpieczeństwo danych
Nowoczesne systemy informatyczne zapewniają wysokie standardy bezpieczeństwa danych dzięki cyfrowym zabezpieczeniom oraz zaimplementowanym procedurom dostępu do danych. Automatyczne tworzenie kopii niweluje ryzyko utraty danych lub ich uszkodzenia.
Zgodność z regulacjami prawnymi
Wdrażane przez nas oprogramowanie to systemy polskich producentów, którzy gwarantują zgodność z polskim prawem i przepisami. Odpowiednie mechanizmy zapewniają szybkie aktualizacje do zmian przepisów oraz nowych wymogów, także tych związanych z komunikacją i bezpieczeństwem przesyłania danych.
Lepsza organizacja dokumentów
Automatyczny obieg dokumentacji cyfrowej oznacza uporządkowany obieg dokumentów zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych. Minimalizuje ryzyko błędów ręcznego wprowadzania danych. Koniec z chaosem w papierach i skrzynkach mailowych.
Kto skorzysta z wdrożenia systemów CRM i DMS?
Zarząd i kadra kierownicza
Systemy generują raporty, a pełna kontrola nad procesami pozwala na szybsze podejmowanie trafnych decyzji.
Dział księgowości
Automatyzacja obiegu faktur i dokumentów kosztowych zmniejsza liczbę błędów i przyspiesza procesy księgowe.
Dział HR
Systemy usprawniają zarządzanie kadrami m.in dzięki automatycznym przypomnieniom o terminach badań, umów itp.
Dział sprzedaży
System CRM pozwala na lepsze zarządzanie relacjami z klientami, historią ofert i lejkiem sprzedażowym, zwiększając skuteczność handlowców.
Dział obsługi klienta
Szybszy dostęp do historii kontaktu i automatyzacja zgłoszeń serwisowych poprawia jakość obsługi i skraca czas reakcji.
Dział zakupów
Elektroniczny obieg zapotrzebowań, zamówień i umów z dostawcami usprawnia procesy zakupowe i kontrolę kosztów.
Dział produkcji
Łatwiejszy dostęp do dokumentacji technicznej, zamówień i zleceń produkcyjnych eliminuje opóźnienia i błędy w realizacji.
Dział prawny
Centralne zarządzanie umowami i ich wersjami zapewnia zgodność z regulacjami i ułatwia kontrolę nad zobowiązaniami.
Jak wygląda współpraca i wdrożenie z kolom.pl?
Wiele skutecznych wdrożeń systemów do zarządzania takich jak CRM czy DMS, umożliwiło nam wypracowanie sprawdzonych metod skutecznego wdrożenia. Przykładamy dużą wagę do rozpoznania i dokładnej analizy struktury przedsiębiorstwa i istniejącego obiegu dokumentacji. Takie podejście w połączeniu z merytoryczną wiedzą i doświadczeniem naszych wdrożeniowców gwarantuje skuteczne wdrożenie nowego systemu optymalnie dopasowanego do potrzeb, organizacji firmy oraz możliwości finansowych klienta. Proces wdrożenia przebiega zgodnie z zaplanowanym harmonogramem i w miarę możliwości bez większych utrudnień w normalnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Analiza potrzeb i oczekiwań
Staramy się dopasować funkcjonalności systemów do istniejącej struktury i potrzeb firmy. Nidy na odwrót. Dlatego zaczynamy każdy projekt od rozpoznania potrzeb i audytu początkowego, w ramach którego określamy:
Instalacja i konfiguracja systemu.
Na bazie przeprowadzonego audytu oraz analizy potrzeb wybierzemy system. Konfigurujemy i przeprowadzamy kompletne wdrożenie systemu, wraz z ewentualnymi adaptacjami systemu do istniejącej infrastruktury systemowej w firmie. Przygotowujemy wszystkie integracje zarówno z wewnętrznymi systemami firmy, jak i z wybranymi systemami zewnętrznymi, niezbędne do wprowadzenia automatyzacji procesów. Podczas wszystkich etapów wdrożenia staramy się zapewnić ciągłość pracy i bezpieczną migrację do nowych modułów. Przygotowujemy także indywidualne rozwiązania programistyczne, potrzebne do integracji lub np. tymczasowego funkcjonowania systemu.
Szkolenie użytkowników systemu
Mamy świadomość, że dobrze przeszkolony personel gwarantuje optymalne wykorzystanie wdrożonego programu i wykorzystanie wszystkich jego funkcjonalności. Dlatego w ramach wdrożenia oferujemy szkolenia dla personelu w zakresie obsługi wdrożonego programu, a także jego administracji, jeśli klient posiada własne zasoby. Oferujemy również możliwość indywidualnych szkoleń pracowników, w zakresie obsługi konkretnych obszarów oraz zadań.
Utrzymanie i wsparcie po wdrożeniu
Często nasza współpraca nie kończy się na podpisaniu wszystkich odbiorów. W ramach kompleksowej współpracy możemy zaoferować wsparcie i pomoc naszych konsultantów oraz inżynierów w zakresie utrzymania i dalszego rozwoju wg różnych scenariuszy, dostosowanych do oczekiwań klientów:
Polecane przez nas rozwiązania
Dobieramy rozwiązania w postaci kompletnych systemów lub modułów po dogłębnej analizie i rozpoznaniu potrzeb klienta. Jesteśmy partnerem trzech wiodących dostawców oprogramowania wspierającego zarządzanie, które skutecznie wdrażamy od lat, więc na pewno dopasujemy rozwiązanie.
W sytuacji gdy nasze rozwiązania nie pasują do profilu i potrzeb firmy, co zdarza się rzadko, uczciwie to mówimy i podpowiadamy klientowi, w którą stronę powinien pójść, gdzie szukać rozwiązania.
Od czego zależy koszt wdrożenia systemów CRM lub DMS?
Jest wiele czynników mających wpływ na koszt wdrożenia systemu zarządzania typu CRM czy DMS. Różnice wynikają m.in z wielkości firmy, jej struktury, czy stopnia zaawansowania technologicznego oraz poziomu rozbudowy organizacji. Podczas kalkulacji kosztu zakupu i wdrożenia systemu zarządzania procesami trzeba wziąć pod uwagę następujące czynniki:
Trzeba również uwzględnić takie elementy jak: konieczność ewentualnych adaptacji programistycznych, czy też obecny stan infrastruktury IT w firmie i jej gotowość na wdrożenie kolejnego oprogramowania.
Jesteśmy świadomi, że decyzja wyboru rozwiązania jest uzależniona od budżetu, więc szacunkowy kosztorys jest niezbędny do zaplanowania inwestycji. Dlatego mamy wypracowane modele szacunkowych wycen, które możemy przygotować po uprzednim zbadaniu potrzeb i określeniu ramowych wytycznych wdrożenia.
Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania procesami z firmą kolom.pl?
Współpraca z ekspertami od ERP
Systemy zarządzania wdrażamy od ponad 15 lat. Nasi eksperci znają wszystkie moduły trzech wiodących dostawców na rynku polskim. Podczas licznych wdrożeń i integracji systemów poznali w praktyce wszystkie istotne aspekty wdrożeń systemów ERP oraz większość potrzeb i problemów klientów. Na podstawie doświadczenia i analiz potrzeb, potrafią dobrać optymalne rozwiązanie spośród wielu możliwości.
Wdrożenie z doradcą, a nie dostawcą
Za każdym razem dobieramy najlepsze rozwiązanie dla klienta. Dzięki współpracy z kilkoma czołowymi producentami oprogramowania zawsze dopasowujemy system i rozwiązanie do klienta, a nie odwrotnie. Wiedza naszych ekspertów to nie tylko znajomość oprogramowania i doświadczenie wdrożeniowe, ale także obszerna wiedza z zakresu zarządzania procesami w różnych modelach organizacji w przedsiębiorstwach. Nasi wdrożeniowcy na bieżąco monitorują zmiany przepisów i wspierają merytorycznie naszych klientów.
Jesteśmy cały czas „pod ręką” – lokalnie i zdalnie
Wiemy jak ważna dla naszych klientów jest szybka dostępność ekspertów i inżynierów systemowych, zarówno na etapie wdrożenia, integracji systemów, jak i podczas ich eksploatacji. Dlatego staramy się być dostępni na miejscu, rozbudowując lokalne oddziały, a także online, wykorzystując do tego bezpieczne narzędzia komunikacji i zdalnego dostępu do systemów oraz zasobów klienta.
Doświadczeni wdrożeniowcy z wiedzą merytoryczną
Nasi specjaliści z zakresu zarządzania procesami to doświadczeni wdrożeniowcy z dużą wiedzą merytoryczną. Zawsze na bieżąco z aktualnymi przepisami i regulacjami prawnymi. Dzięki tej wiedzy oraz znajomości oferowanych systemów informatycznych gwarantujemy profesjonalną obsługę wszystkich procesów związanych z zarządzaniem i obiegiem dokumentacji w przedsiębiorstwie.
Jesteśmy elastyczni
Do każdego projektu podchodzimy indywidualnie, staramy się znaleźć „złoty środek”. Posiadamy własne zasoby programistyczne więc tam gdzie trzeba, oprócz systemowych rozwiązań producentów wprowadzamy elementy integracji oraz indywidualnych modyfikacji. Priorytetem jest zachowanie ciągłości funkcjonowania biznesu, oraz dopasowanie systemów do organizacji firmy i jej struktur.
Nasi specjaliści pomogą wybrać i wdrożyć optymalne rozwiązanie
Pomożemy określić jaki system będzie najlepszy dla modelu biznesowego Twojej firmy. Doradzimy który system wybrać i które funkcjonalności zapewnią realizację założonych celów. Pomożemy dobrać odpowiednie rozwiązanie i zbudować optymalny i wydajny system.
