e-Dokumenty

Aplikacja do zarządzania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, będących w obiegu przedsiębiorstwa. Umożliwia ich wysyłanie oraz przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Gwarantuje bezpieczny, szybki i co najważniejsze tani sposób zarządzania elektronicznymi fakturami.

Zalety e-Dokumentów:

EKSPRESOWO
usprawnia i przyspiesza proces. Wysyła dokumenty na wskazany adres mailowy natychmiast po wystawieniu i podpisaniu pieczęcią elektroniczną firmy lub podpisem kwalifikowanym Użytkownika, przez co:

• umożliwia szybkie dostarczenie dokumentów z pominięciem tradycyjnej drogi wysłania przez pocztę
• nie ma zagrożenia zagubienia dokumentu w trakcie wysyłki
• wysyłanie oraz archiwizacja faktur odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie obrotu fakturami elektronicznymi
• przyspieszenie procesu dostarczania faktur to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim możliwość szybszego rozliczenia się z kontrahentami.

EKONOMICZNIE
automatyzuje standardowe czynności związane z wystawianiem oraz otrzymywaniem faktur i znacząco wpływa na:

• obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem
• obniżenie kosztów archiwizacji dokumentów
• usprawnienie zarządzania i kontroli obiegu dokumentów w firmie
• zmniejszenie liczby błędów przy wprowadzaniu faktur
• szybszą współpracę między kontrahentami, dzięki możliwości korzystania z gotowych wzorów umów handlowych, wymaganych do wzajemnego uznania się stron w procesie wymiany dokumentów elektronicznych.

EKOLOGICZNIE
przyczynia się do:

• istotnego ograniczenia ilości zużywanego papieru
• ograniczenia wycinki drzew
• zwiększenia ilości tlenu w atmosferze.

Bezpieczeństwo prawne i podatkowe.

Symfonia e-Dokumenty to aplikacja do bezpiecznego zarządzania fakturami elektronicznymi będącymi w obiegu przedsiębiorstwa.

Umożliwia wysyłanie oraz archiwizację tych dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie obrotu fakturami elektronicznymi tj.: Dyrektywy Rady 2010/45/EU z 13 lipca 2010 r. oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Gwarantuje bezpieczny obrót fakturami elektronicznymi, ponieważ:

• zastosowanie elektronicznej pieczęci firmy lub podpisu kwalifikowanego Użytkownika do podpisania każdej faktury elektronicznej daje pewność, co do tożsamości kontrahenta i umożliwia weryfikację, czy treść pliku została zmieniona po jego podpisaniu
• faktury elektroniczne można wysyłać wyłącznie do kontrahentów, których oświadczenia zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych zarejestrowano w aplikacji
• Symfonia e-Dokumenty posiada gotowe wzory umów handlowych, wymagane do wzajemnego uznania się stron w procesie wymiany dokumentów elektronicznych
• umowy o uznaniu się stron oraz zgody kontrahentów do otrzymywania faktur elektronicznych są rejestrowane w archiwum wraz z datami ich obowiązywania
• podczas wystawiania faktur w programach Symfonia Handel lub w Symfonia Faktura program automatycznie sprawdza, czy kontrahent ma zarejestrowaną w Symfonia e-Dokumenty obowiązującą zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych i odpowiednio proponuje wystawienie faktury elektronicznej lub papierowej
• aplikacja posiada system praw dostępu, umożliwiający nadanie Użytkownikom ściśle określonych uprawnień dostosowanych do zakresu operacji, jakie mogą wykonywać
• każda operacja wykonana w Symfonia e-Dokumenty jest rejestrowana w historii wraz z informacją o Użytkowniku, który jej dokonał
• wszelkie zmiany w treści dokumentów są łatwe do prześledzenia, zaś zmiany w dokumentach zarejestrowanych mogą być dokonywane jedynie przez uprawnionych do tego Użytkowników
• wszystkie dokumenty zarejestrowane w Symfonia e-Dokumenty (e-Faktury, duplikaty faktur, umowy, zgody) są przechowywane w jednej bazie danych, nie wymagają dodatkowego kopiowania na inne nośniki zewnętrzne
• dodatkowo dokumenty przechowywane w systemie są automatycznie archiwizowane, co pozwala na łatwe ich odszukanie oraz zmniejszenie czasu dotarcia do informacji źródłowej
• na potrzeby kontroli skarbowej każda e-Faktura może zostać wydrukowana lub wyeksportowana na nośnik zewnętrzny, w zależności od życzenia kontrolera. Należy jednak pamiętać, że e-Faktury należy przechowywać w formie elektronicznej, wydruk takiej faktury nie jest jej dowodem
• faktura elektroniczna wystawiana w programach linii Symfonia jest plikiem w formacie PDF zawierającym dodatkowo wbudowany zestaw danych w formacie XML opisujących ten dokument i pozwalających np. na automatyczne zaimportowanie danych z takiej faktury do ewidencji zakupu, podpisanym podpisem kwalifikowanym Użytkownika lub e-pieczęcią firmy
• jeżeli w konfiguracji klienta poczty elektronicznej zostanie ustawione automatyczne potwierdzanie otrzymania każdej wysłanej wiadomości, to takie potwierdzenie może zostać zaimportowane do Symfonia e-Dokumenty jako załącznik do e-Faktury.